las barras

• LA BARRA DE TÍTULO

• Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

• LA BANDA DE OPCIONES

• La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

• Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

• En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

• Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

LA BARRA DE FÓRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

LA BARRA DE ETIQUETAS
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Introducir Fórmulas Y Funciones .

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

LA SINTAXIS DE CUALQUIER FUNCIÓN ES:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

- Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

- Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

- =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

-

- En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

- Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

- Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

- Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

- Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

- Insertar función con el asistente

- Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

- Si queremos introducir una función en una celda:

- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

- Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

- Elegir la opción Insertar función.

O BIEN, HACER CLIC SOBRE EL BOTÓN DE LA BARRA DE FÓRMULAS.

APARECERÁ EL SIGUIENTE CUADRO DE DIÁLOGO INSERTAR FUNCIÓN

Debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

El botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones.

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Funciones de fecha y hora .

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

FUNCIONES

• AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

• AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año

• DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

• DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas

• DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7

• FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha

• FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

• HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23

• HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número

• HOY() Devuelve la fecha actual

• MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

• MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

• NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números

• SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

• Funciones de texto

• Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

• CARACTER(número) Devuelve el carácter específicado por el número

• CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto

• CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión

• DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro

• DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

• ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado

• ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios

• EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena

• HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

• IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

• IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

• LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

• LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles

• MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas

• MINUSC(texto) Convierte a minúsculas

• MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

• NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto

• REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

• REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

• SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo

• T(valor) Comprueba que el valor es texto

• TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

• TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht)

• VALOR(texto) Convierte un texto a número

FUNCIONES DE BÚSQUEDA

• En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

• Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

• AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas

• BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila

• BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

• BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor en la primera columna de la izquierda

• COINCIDIR (valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) Devuelve la posición relativa de un elemento

• COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia

• COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz

• DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango

• DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto

• ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valores

• FILA (ref) Devuelve el número de fila

• FILAS(matriz) Devuelve el número de filas

• HIPERvínculo (ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un documento

• IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

• INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna

• INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada

• TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz.

FUNCIONES FINANCIERAS.

• Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

• Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras

• DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo

• DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo

• DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales

• INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

• NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión

• PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes

• PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado

• PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada

• SLN(costo;valor_residual;vida) Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado

• SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico

• TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión

• TIR(valores;estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

• TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión) Devuelve la tasa interna de retorno modificada

• VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión

• VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante

• VNA(tasa;valor1;valor2;...) Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

• Otras funciones.

• Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

• ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1

• COMBINAT(número;tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos

• COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo

• ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

• EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado

• FACT(número) Devuelve el factorial de un número

• NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano

• PI() Devuelve el valor de la constante pi

• POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

• PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos

• RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

• RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división

• Funciones estadísticas MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

• MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores

• MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

• MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores

• MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

• PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores

• VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

• K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

• K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

• Funciones lógicas FALSO() Devuelve el valor lógico Falso

• VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

• SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

• NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado

• Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

• O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

Funciones de información ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía

• ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

• ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico

• ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

• ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

• ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

• TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

GRÁFICOS.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

VEAMOS CÓMO CREAR DE UN GRÁFICO.

• Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

• Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

• Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

• En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

• Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos

• Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

• Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados

MACROS

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

• CREAR UNA MACRO AUTOMÁTICAMENTE

• La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

• Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

• Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...

• Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

• Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

• Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

• Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

• Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

• En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

• En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

• Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

• A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

• Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener